Buiten én binnen anders werken
Samenwerken met externe stakeholders: wie wil het niet? Provinciale en gemeentelijke projectleiders vertellen vol enthousiasme over hun samenwerking met externe partijen. Zij ervaren het vaak als een feestje dat aansluit op de energie en de urgenties vanuit de samenleving.
Anders wordt de toon van het gesprek als het gaat over de aansluiting van de externe samenwerking op de interne samenwerking in gemeente- of provinciehuis. Kort samengevat: ‘Buiten gaat het goed, maar binnen maken we het nog niet waar.’ ‘Binnen’ hebben we te maken met afdelingen en sectoren die hun eigen agenda’s en planningen hebben. ‘Binnen’ blijken procedures en systemen slecht aan te sluiten op de externe dynamiek. De ruimte die er buiten lijkt te zijn om creatieve oplossingen te zoeken, blijkt – eenmaal terug op het honk – te botsen met ambtelijke patronen of bestuurlijke ambities.
Alle ambtelijke en bestuurlijke betrokkenen komen deze binnen-buiten wig tegen. De kunst is om externe samenwerking van binnenuit het gemeente- en provinciehuis te voeden en te faciliteren zonder daarbij uit te gaan van ‘hoe we het altijd deden’. En zonder het zwaar en extra te maken. De bereidheid om te zoeken naar wegen om met waardering en lichtheid te vernieuwen is vaak breed aanwezig. Met de blik op wat werkt, op welke mensen en kennis en systemen dienstbaar zijn aan het werk dat met externe partners wordt verzet. Soms vraagt dat om het verlaten van hiërarchische of verkokerde paden. Het vraagt vooral nuchter blijven nadenken over wat slim is.
Dus bijvoorbeeld: zou het denkbaar zijn om opdrachtgeverschap niet te verdelen over leidinggevenden die allemaal over een stukje van het project gaan, maar te beleggen bij één bureauhoofd? Die niet alleen vanuit zijn of haar eigen toko denkt, maar ook vanuit de andere perspectieven waar de gemeente of provincie een rol in heeft? Van leidinggevenden vraagt het om soms niet zozeer als ‘baas’ maar als ‘meedenker’ te kijken wat een projectleider nodig heeft. Dat kan zijn kennis, een luisterend oor of de kortste route naar het bestuur.
De opgave is de botsing van de verticale interne structuur met de horizontale netwerksamenleving productief te maken. Met als uitdaging om daar waar het wringt, steeds te onderzoeken of anders organiseren helpt. Om elkaar aan te spreken op de vraag ‘Wat was ook al weer de bedoeling?’ En om van daaruit de ene keer bestaande werkwijzen te koesteren en de volgende keer een onorthodoxe speelse oplossing te kiezen. Zo zien we met vallen en opstaan de interne organisatie meeveranderen met haar extern samenwerkende collega’s en omgeving.