Arena: model voor complexe besluitvorming

De Arena is een model dat De Beuk ontwikkeld heeft voor het uiteenrafelen van gecompliceerde besluitvorming, waarbij veel factoren een rol spelen en veel actoren betrokken zijn. De kern is dat een stier langs tribunes wordt geleid en pas met algemene goedkeuring (eventueel na aanpassingen) de arena kan verlaten. 
De stier staat voor het voorstel of plan dat getoetst moet worden. De tribunes staan voor de invalshoeken van waaruit de betrokkenen naar de kwestie kijken, aan de hand van zelf geformuleerde criteria.
In een arenaconferentie komen alle deelnemers goed aan hun trekken. 
De discussies zijn steeds zeer concreet, de stemrondes spannend en uiteindelijk voelt iedereen zich betrokken bij het genomen besluit.

Arenaconferentie


Arenaconferentie

Variaties op het Arenamodel

In plaats van één voorstel dat met aanpassingen door de tribunes wordt verbeterd tot het algemene goedkeuring krijgt, kunt u ook juist verschillende varianten na elkaar als stier in de arena brengen.
Steeds wordt daarover dan gestemd en beargumenteren de tribunes hun waardering. 
Aan het eind is de voorkeur voor één van de varianten duidelijk. 
De tribunes geven de varianten rapportcijfers of kiezen de beste variant of zetten de mogelijkheden in volgorde van voorkeur.

Het model is ook bruikbaar in de fase van meningsvorming. Dan zijn er geen stemmingen, maar geven de tribunes aan wat er vanuit hun criteria belangrijk is voor een positief oordeel.


Arenaconferentie in stappen

  • Bij binnenkomst worden de deelnemers ingedeeld in drie tot vijf tribunes. 
    Die zijn in overleg met de opdrachtgever vastgesteld. De indeling kan at random gebeuren (bij de entree krijgt iemand een kleur of een nummer) of op inhoudelijke gronden (de deelnemers met een overeenkomstige insteek of achtergrond vormen samen een tribune).
  • Na welkomstwoord en toelichting op het programma gaat elke tribune de criteria van de eigen tribune formuleren: aan welke voorwaarden moet de stier voldoen? Hierdoor gaan de uitgangspunten voor de deelnemers leven, krijgt de tribune een heldere focus en wordt de discussie in de arena straks scherper.
  • De stier wordt de arena binnengebracht: iemand presenteert het voorstel. 
  • Elke tribune bespreekt wat men er vanuit de eigen criteria van vindt. Krijgt de stier goedkeuring of zijn daarvoor veranderingen nodig? Welke aanpassingen dan?
  • Er vindt een peiling plaats, waarmee de waardering van alle tribunes duidelijk wordt. Dit kan individueel met stemkastjes of een sms-systeem of door een rapportcijfer per tribune.
  • De tribune met de laagste score formuleert en beargumenteert wijzigingsvoorstellen.
  • Afhankelijk van de verandering wordt daarover direct opnieuw gestemd of doet een andere tribune ook wijzigingsvoorstellen.
  • Na een aantal discussie- en stemrondes ligt er een voorstel dat de goedkeuring heeft van alle tribunes.

Arenaconferentie: een attractieve manier om met een grote groep betrokkenen te komen tot een besluit dat veel commitment vraagt.

Meer lezen

Download het verslag van de  arenaconferentie over het Broederenkloostercomplex
in Zutphen om een beeld te krijgen van wat een arenaconferentie kan inhouden.