Herken je dit?
- Je bent programmamanager, maar voelt je door de veelheid van klussen soms meer de programmaconciërge – je raakt het overzicht kwijt.
- Alles is belangrijk en iedereen roept dat er prioriteiten gesteld moeten worden.
- Alle plannen en activiteiten staan in een plan, maar voor de uitvoering lijkt niemand tijd te hebben.
Het gevolg is:
- Als programmamanager voel je je superverantwoordelijk en werk je enorm hard; je neemt de tijd niet om te reflecteren op hoe het programmatisch werken loopt.
- In toenemende mate kijken alle projectleiders en andere betrokkenen naar jou, het lijkt alsof niemand meer uit eigen verantwoordelijkheid handelt.
- Er is nauwelijks zicht op voortgang en het behalen van resultaten.
Wat kun je eraan doen?
- Maak pas op de plaats en breng het programma systematisch in kaart brengen: het doel, de activiteiten en projecten, de rollen van alle betrokkenen, de inspiratie en verbinding in het programma.
- Ga doorlichten en keuzes maken; concentreer je als programmamanager op het management van het programma.
- Breng samenhang in het programma aan met een Doelen-Inspanningen-Middelen netwerk, een DIM.
Bij wie kun je terecht?
We hebben allemaal onze eigen aanpak en specialiteiten.
Bekijk de profielpagina's om te zien wie het beste bij jullie past.
Dorien de Wit
Hoe werkt programmamanagement?
Een programma is een samenhangend geheel van activiteiten en projecten met een maatschappelijk doel. Programmamanagement is een geschikte manier van sturing als er sprake is van een verander-opgave in een complex krachtenveld in de organisatie én met partners buiten de organisatie. Een programma is bij uitstek geschikt en bedoeld om externe oriëntatie en integratiekracht te vergroten. Ook wanneer verschillende organisaties samen aan een doel werken, wordt vaak programmamanagement ingezet.
Vaak is de samenhang zoek als veel verschillende projecten en activiteiten gaande zijn rond een bepaald doel. En is er niemand meer die weet wat er allemaal gaande is. Met als risico dat er ineffectief en inefficiënt gewerkt wordt. Programmamanagement helpt dan om samenhang en prioriteitsstelling in alle activiteiten te bevorderen. Het handige van het hebben van een programmamanager is dat er iemand is met overzicht, die aanspreekbaar is op het doel en hoe eraan gewerkt wordt.
Programmatisch werken is zowel denken als doen.
Met een Doelen-Inspanningen-Middelen netwerk (een DIM) breng je samenhang in een programma aan. Het verbindt programmadoelen en concrete doelen. Programmadoelen worden ook ER-doelen genoemd: “een grotER gevoel van veiligheid bij de bewoners in deze wijk”. “een duurzamER samenleving”, “een gezondERe stad”. Zij richten zich op maatschappelijke effecten, zijn kwalitatief van aard en daarom niet kwantitatief meetbaar. Om daadwerkelijk verbeteringen door te voeren vertaal je de ER-doelen naar concrete (SMART) doelen. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht. Per doel benoem je de activiteiten (INSPANNINGEN) die gedaan worden om de doelen te realiseren. Ook geef je helder aan welke middelen beschikbaar zijn (of nodig zijn) om de inspanningen te kunnen verrichten. Denk hierbij aan menskracht, euro’s en vierkante meters.
Verbinden en inspireren
Programmamanagement is geen kwestie van een plan opschrijven en uitvoeren. Juist begrippen als visie, inspiratie, vertrouwen en energie zijn van groot belang. De gewenste maatschappelijke verandering vragen om een heldere doelstelling met opdracht, vraagt om mensen die sturen en inspireren, vraagt om samenwerking en vraagt om structurerende documenten en methoden. Wij werken graag met ‘programmatisch creëren’, naar het gelijknamige boek van Bos, Van Loon en Licht, dat de goede taal en aanpak biedt.
Starten, opfrissen, evalueren
Programmamanagement heeft baat bij een stevige start, waarbij zowel het richten als het inrichten van het programma vorm krijgt. Tijdens de uitvoering is het geregeld reflecteren en opfrissen van bedoeling en samenwerking van grote waarde. Tussentijdse evaluaties helpen om voortgang en governance scherp te houden en waar nodig bij te stellen.
DIM: Doelen – Inspanningen – Middelen
Wat kan De Beuk voor mij doen bij programmamanagement?
De Beuk heeft ervaring met het starten, inrichten, evalueren en verder helpen van programmamanagement in kleine en grote maatschappelijke organisaties, bij gemeenten, provincies en waterschap.
Ik wil meer weten