Provinciedeal Digitale Participatie

Ochtendgloren in Midden-Delfland foto: Marjolein Tuinder

De provincie Zuid-Holland organiseerde in samenwerking met Democratie in Actie de Provinciedeal Digitale Participatie. Het initiatief ging in oktober 2020 van start met als doel om lokale overheden te inspireren, stimuleren en ondersteunen bij de inzet van digitale participatieplatformen. Het open source platform OpenStad stond hierbij centraal. Tien decentrale overheden deden mee aan een traject van drie maanden waarin leren, delen en doen centraal stonden. Eén van de deelnemers was het hoogheemraadschap van Delfland. We spreken over digitale participatie en de Provinciedeal met Annemarie Reintjes. Zij is zelfstandig organisatieadviseur en bereidt als beleidsadviseur participatie het participatiebeleid in het kader van de nieuwe Omgevingswet voor bij het Hoogheemraadschap van Delfland.

Waarom wil het waterschap aan de slag met digitale participatie?
In het kader van de Omgevingswet is het waterschap verplicht een beleidskader participatie op te stellen. De wet stelt het verplicht om voor een aantal processen zoals de waterschapsverordening, projectbesluiten en het waterbeheerprogramma participatie te organiseren. Ik ben door Delfland betrokken om het beleidskader participatie vorm te geven en te ondersteunen bij de implementatie ervan.
Maar het is niet zo dat Delfland dit doet omdat het vanwege de nieuwe Omgevingswet is opgelegd. Bij het waterschap vinden we het belangrijk om open en transparant te vertellen wat we doen en waar het kan de samenwerking te zoeken met onze stakeholders. We zijn een openbaar lichaam en voeren onze taken uit met publiek geld. Het bestuur heeft in het bestuursakkoord de ambitie opgenomen dat het zoekt naar open contact en verbinding met inwoners en andere belanghebbenden.

We hebben in onze projecten vaak te maken met meerdere belanghebbenden. Denk aan gemeenten, inwoners, particulier grondbezitters, agrariërs en bedrijven. Die willen meedenken en meepraten en daaraan geven we graag de ruimte. Al is dat wel binnen bepaalde kaders. Het waterschap moet uitvoering geven aan de wettelijke waterschapstaken. De veiligheid van de dijk mag bijvoorbeeld nooit in gevaar komen. Maar er is vaak wel degelijk een bandbreedte waarin mensen kunnen meedenken. We spreken dan van meekoppelkansen: kansen die je mee kunt nemen als je aan de slag gaat met een dijkversterkingsproject. Bijvoorbeeld het uitbreiden van recreatievoorzieningen of het vergroten van de biodiversiteit.

Bij Delfland werd nog niet heel veel gedaan met digitale participatie. Er zijn wel wat projecten geweest zoals polls op de website. Maar online projecten waarbij echt een uitwisseling plaatsvindt, daarmee had Delfland had nog niet veel ervaring. Door corona staat online participatie nu veel meer op de kaart. Maar ook na corona zal het zeker blijven. Je kunt er meer en ook andere mensen mee bereiken. Online participatie is een volwaardige werkwijze, een mooie toevoeging aan ons repertoire.

Waarom is besloten mee te doen aan de Provinciedeal?
Er zijn meerdere redenen waarom we mee wilden doen. Dat je zo’n Leerkring samen doet met andere gemeenten uit ons werkgebied is een voordeel. Veel projecten die wij als waterschap doen, zijn in samenwerking met andere overheden. Het komt maar heel zelden voor dat een project zonder andere overheden gerealiseerd wordt. Meestal werken we samen met gemeenten. Dus zo’n Leerkring is een mooie manier om elkaar te leren kennen. Daarbij is het goed als de provincie, gemeenten en het waterschap allemaal met OpenStad werken. Inwoners gaan de tool dan herkennen en dat maakt het gebruik ervan laagdrempeliger.

Een andere reden om mee te doen is dat je met OpenStad niet bij nul begint. Het is al een paar jaar in ontwikkeling en heeft zichzelf al aardig bewezen. Het is leuk om bij te dragen aan de doorontwikkeling van de tool. We zijn als waterschap toch een ander soort overheid dan een gemeente of provincie. En de tool biedt veel mogelijkheden. Mensen kunnen zelf ideeën uploaden. Ze kunnen stemmen en op elkaar reageren. En je kunt het beeldend maken met foto’s en kaarten.

Wat OpenStad niet kan, is het aangaan van de dialoog. Bij het faciliteren van participatie vind ik wederkerigheid heel belangrijk. Dat je een open gesprek voert. Maar dat kun je ondervangen door in tweede instantie een gesprek te voeren. Nadat inwoners via OpenStad zijn binnengekomen en ideeën hebben geleverd, kun je hen uitnodigen voor een videogesprek. In de aanloop van het vormgeven van het participatiebeleid heb ik focusgesprekken gevoerd met inwoners. Online gesprekken met zes of zeven mensen. Dan gaat het niet om kwantiteit maar om kwaliteit. In dit soort gesprekken kun je de verdieping op zoeken en dit geeft waardevolle informatie.

Doen jullie een participatieproject met OpenStad?
Onderdeel van deelname aan de Provinciedeal is dat je een pilotproject met OpenStad doet. In het begin was het even zoeken naar een geschikt project. Ik was net binnen bij de organisatie en door corona werkte ik veel op afstand. Dat maakt het moeilijker om bij verschillende teams zo’n vraag uit te zetten. Je kunt niet even binnenlopen.
Toen vertelde een communicatiemedewerker dat ze bezig waren om de website te vernieuwen en dat ze graag feedback wilden ophalen. OpenStad is daar heel geschikt voor. Eigenlijk wilde ik liever een waterproject als pilot omdat dat onze core business is. Maar de inhoud van het project doet er eigenlijk niet zoveel toe. Tijdens de Leerkring gaat het er meer om te toetsen hoe het werkt en te zien waar je tegenaan loopt. En de website is belangrijk voor het contact met onze inwoners, want dat is voor veel mensen de eerste binnenkomer bij Delfland.

We hebben OpenStad ingezet om mensen hun mening te laten geven over de oude website. Dat deden we aan de hand van klantreizen. Eerst hebben we verschillende gebruikersprofielen aangemaakt: wie bezoekt onze website en met welke vraag komen ze binnen? Bijvoorbeeld een natuurliefhebber die wil melden dat er een dood dier in het water drijft. Of een leraar die in de klas wil vertellen hoe het waterschap werkt. Mensen die meededen, kozen een gebruikersprofiel en keken dan of ze het antwoord op de oude website konden vinden. Vanuit de klantreis die ze maakten, konden ze feedback geven.

We hebben deelnemers ook gevraagd of we ze voor een tweede ronde mochten benaderen. In die fase krijgen ze dan de demo’s van nieuwe website voorgelegd. Dan kunnen ze zien wat er met hun feedback is gedaan. Daar hebben veel mensen ja op gezegd. Daarmee hebben we ook de ‘what is in it for you‘-vraag proberen te beantwoorden. Je vraagt tijd en meedenken van mensen. Waarom zouden ze meedoen? Het is toch wat anders dan participeren in een groot waterproject waar je een direct belang bij hebt. Door mensen ook te betrekken bij de nieuwe website, laat je zien dat je hun bijdrage serieus neemt.

We hebben via verschillende kanalen mensen uitgenodigd om mee te doen. Via social media en onze nieuwsbrief. We hebben ook in onze eigen netwerken de vraag uitgezet. Er ging best wat traffic naar de website. Uiteindelijk hebben er zo’n 20 tot 25 mensen meegedaan. Of dat veel is weet ik niet, maar het was zeker genoeg en we hebben kwalitatief heel goede feedback ontvangen.

Tegen welke obstakels zijn jullie aangelopen?
Waar je rekening mee moet houden, is dat het tijd kost om het project binnen de organisatie een plek te geven in de online omgeving. OpenStad moest bijvoorbeeld gehost worden. Daarvoor moest een externe partij een opdracht krijgen. Intern krijg je dan vragen als: ‘waarom OpenStad en niet een andere tool, kunnen we dit zelf niet?’ En: ‘moeten we dat niet aanbesteden?’ Het zijn terechte vragen. Dit betekent dat je mensen goed mee moet nemen in je plannen en dat kost tijd.

Een ander punt waar we mee bezig zijn geweest, is dat alles goed AVG-proof moet zijn. Wanneer je OpenStad inzet moet je per project de AVG-toets doorlopen. We vroegen bijvoorbeeld of we mensen nog een tweede keer mochten benaderen. Dan moet je nadenken over welke gegevens je daarvoor nodig hebt en niet meer gegevens vragen dan strikt noodzakelijk. Je moet de gegevens bewaren, maar niet te lang. Het is terecht dat dit allemaal goed geregeld moet worden. Je hebt dus mensen binnen de organisatie nodig die dat met je willen uitzoeken en regelen.

Wat heb je uit de Provinciedeal gehaald?
De duur van de Leerkring van drie maanden is eigenlijk best kort. Het was wel even aanpoten. Ook omdat we nog een project moesten starten. Maar het werkte ook als een stok achter de deur. Anders was ik misschien eindeloos blijven zoeken naar een waterproject.

De individuele ondersteuningsuren vond ik prettig. Van bureau Draad hebben we prima technische ondersteuning gekregen. En in de eerste fase heeft participatieadviseur Jochem de Groot goed meegedacht. Hij stelt gerichte vragen en dat helpt om je proces nog scherper te krijgen.

Het samenwerken en de uitwisseling tijdens de gezamenlijke sessies was erg prettig. Het is interessant om te horen met welke projecten de anderen bezig zijn. En het was mooi om te zien hoe serieus iedereen daarmee bezig is. Niemand dacht ‘participatie is een moetje en het kost tijd’. Deelnemers waren enthousiast en er was een vrolijke energie. Deelnemers waren ook niet bang voor de techniek. Dat is toch vaak een hobbel. Maar als je er relaxt mee omgaat, gaat het echt wel goed.

 

Interview van Tessel Renzenbrink met Annemarie Reintjes
juni 2021