Telefonisch vergaderen, hoe doe je dat?

In deze tijd van thuiswerken zoek je naar manieren om met anderen te overleggen.
Er zijn genoeg technische middelen te vinden, maar hoe maak je een telefonisch of digitaal overleg efficiënt en plezierig?

  1. Zorg voor een beperkt aantal deelnemers. Maximaal tien als je elkaar kent, anders liever niet meer dan zes.
  2. Benoem iemand tot voorzitter die een duidelijke rol neemt en beslissingen kan nemen over de agenda en volgorde van spreken.
  3. Stuur iedereen vooraf een overzichtelijke agenda.
  4. De voorzitter start door de namen van de deelnemers op te noemen. Je meldt je als jouw naam wordt genoemd. Zo weet iedereen wie er meedoen en hoor je even ieders stem.
  5. De voorzitter leidt elk agendapunt in. Maakt duidelijk wat verwacht wordt van de deelnemers: informatie uitwisselen of een mening geven of een stem uitbrengen.
  6. Het bespreken gaat alleen via de voorzitter. De voorzitter geeft iedereen apart het woord, door een naam te noemen.
  7. Aan het eind van het rondje vraagt de voorzitter of iemand nog iets wil toevoegen of er heel anders over denkt.
  8. Als alles gezegd lijkt, vat de voorzitter samen en checkt of de samenvatting wordt herkend.
  9. Wanneer een agendapunt ingewikkeld of conflictueus blijkt te zijn, stelt de voorzitter dat vast. De voorzitter schat in wat het beste is voor de voortgang: alle meningen in beeld brengen, vaststellen waar men het over eens is en waarover niet, enkele deelnemers elkaar na de vergadering laten bellen om te proberen een aanvaardbare oplossing te vinden…
  10. Als er gestemd moet worden, maakt de voorzitter duidelijk hoe besluitvorming plaatsvindt: bij gewone meerderheid of anderszins.
  11. Aan het eind van de vergadering geeft de voorzitter iedereen nog even kort het woord: wil je nog iets kwijt? Of een punt voor de volgende vergadering aanreiken? Dit is alleen een inventarisatie, zonder discussie.
  12. De voorzitter sluit af met iedereen bedanken en aangeven wat de volgende stap of het volgende contactmoment is.
  13. Zorg dat er snel een kort verslag beschikbaar komt.

Download deze tips als pdf-bestand.